I gruppi di lavoro e i progetti in Bitrix24 sono strumenti utili per organizzare il lavoro collaborativo all’interno dell’azienda. Consentono ai dipendenti di comunicare, condividere file, assegnare incarichi e monitorare le scadenze.
Gruppo di lavoro: ideale per discutere temi interni ai reparti, argomenti generali o per lo scambio di conoscenze. Ad esempio, nel gruppo Marketing il team può condividere report, discutere campagne pubblicitarie e archiviare materiali come banner. Nel gruppo Onboarding e adattamento, i nuovi dipendenti possono seguire il percorso di inserimento e formazione iniziale.
Progetto: perfetto per attività temporanee in cui è fondamentale monitorare il progresso e i risultati. Ad esempio, per il lancio di un nuovo prodotto puoi creare il progetto Lancio prodotto. Qui è possibile assegnare responsabili, impostare incarichi con scadenze, caricare specifiche tecniche e monitorare l’avanzamento di tutte le fasi.
I gruppi e i progetti possono essere adattati a diverse esigenze aziendali: dalla gestione quotidiana di un reparto ai grandi progetti collaborativi.
Il processo per creare un gruppo di lavoro o un progetto è lo stesso. Successivamente, spieghiamo come creare un progetto.
Definire il tipo di progetto
Vai nella sezione Gruppi di lavoro > Crea.
Seleziona Progetto e fai clic su Avanti.
Configurare il progetto
Nella scheda Funzioni, scegli il tema del design, specifica un nome e configura i parametri del progetto. Puoi anche aggiungere strumenti e utenti esterni.
Informazioni sul progetto
- Specifica un nome e aggiungi una descrizione.
- Scegli un tema di design e un avatar oppure carica il tuo.
- Fai clic su Parametri estesi per regolare i parametri del progetto, seleziona gli strumenti e aggiungi gli utenti esterni.
Parametri del progetto
- Scadenza del progetto: imposta la scadenza del progetto.
- Parole chiave: raggruppa i progetti in base ai temi comuni. Utilizza i tag esistenti o creane di nuovi per facilitare la ricerca e il filtraggio.
Tag in incarichi e progetti
Funzioni
- Strumenti del progetto: contrassegna gli strumenti necessari di Bitrix24 per il progetto, come incarichi, Drive ed etc.
- Tipo progetto: abilita questa opzione se desideri condividere le notizie del progetto sul tuo sito web e sulla knowledge base di Bitrix24.
Impostare il livello di privacy
Esistono tre livelli di privacy per i progetti: pubblico, privato o nascosto. Definisci chi può visualizzare e partecipare al progetto selezionando il livello appropriato.
- Pubblico: il progetto è visibile nell’elenco e qualsiasi dipendente può unirsi. Ad esempio, l’azienda organizza una maratona sportiva aperta a tutti i dipendenti interessati.
- Privato: il progetto è visibile nell’elenco, ma per partecipare è necessario inviare una richiesta. Ad esempio, l’azienda sta preparando un evento aziendale e al progetto partecipano solo i dipendenti coinvolti nell’organizzazione.
- Nascosto: il progetto non è visibile nell’elenco ed è possibile unirsi solo su invito. Ad esempio, l’azienda avvia il progetto Preparazione del report sui KPI dei reparti per il semestre. Un analista finanziario crea il progetto per raccogliere i dati dai responsabili.
Fai clic su Avanti.
Assegnare agli utenti autorizzazioni di amministratore
Aggiungere membri
- Proprietario: specifica il dipendente responsabile del progetto. Per impostazione predefinita, questo è il creatore del progetto, ma puoi modificarlo.
- Moderatori: seleziona uno o più dipendenti.
- Team: aggiungi i colleghi che lavoreranno al progetto.
Fai clic su Avanti.
Puoi anche impostare le autorizzazioni per moderatori e membri del team nelle impostazioni di accesso al progetto.
Gestione delle autorizzazioni di accesso ai gruppi di lavoro (progetti)
Modificare il progetto
Puoi modificare il progetto dalla sua scheda o nella sezione Gruppi di lavoro. Apri la sezione apposita e trova il progetto richiesto.
Nella sezione Gruppi di Lavoro. Fai clic su Menu (≡) accanto al nome del progetto e seleziona Modifica.
Nella scheda del progetto. Apri la scheda del progetto e fai clic su Informazioni sul progetto > Informazioni sul progetto > Azioni > Modifica progetto.
Cambiare il tipo di progetto in un gruppo di lavoro e viceversa
Vai nella sezione Parametri estesi. Accanto al campo Progetto:
- deseleziona la casella per passare da un progetto a un gruppo di lavoro,
- seleziona la casella per passare da un gruppo di lavoro a un progetto.
Fai clic su Modifica.
Riepilogo
- In Bitrix24 puoi creare i gruppi di lavoro e i progetti che possono essere pubblici, privati o nascosti.
- La differenza principale tra un progetto e un gruppo è la possibilità di una corretta gestione delle scadenze.
- Quando crei un gruppo di lavoro o un progetto, bisogna impostare il livello di privacy, aggiungere i partecipanti e selezionare gli strumenti.
- Puoi modificare i gruppi di lavoro e i progetti, nonché cambiare il tipo di progetto in un gruppo di lavoro e viceversa.
